Keď 10-ročný dochádzkový systém už nestačí
PRÍPADOVÁ ŠTÚDIA ATALIAN SLOVENSKO
Rozhovor s pani Lenkou Hrubovskou, HR Manažérka
V ATALIANE HR procesy a systém sledovania dochádzky akosi fungujú zotrvačnosťou, avšak ešte nie sme sto percent smart spoločnosť. Naším cieľom je zlepšiť to, čo máme, skonsolidovať procesy a zjednotiť systém práce. Jeden z takých projektov je modernizácia nástroja pre správu dochádzky a absencií. Dá sa povedať, že sme interne rozbehli HR marketing. Vízia spoločnosti ATALIAN za CEE región je zastrešovať celý facility manažment spolu s upratovacími službami. Samotné služby klientom smerujú k inováciám, napríklad používať robotov na upratovanie. Keď chceme vystupovať takto voči klientom, musíme robiť zmeny aj zvnútra.
Chceme uľahčiť prácu manažérom a mzdovému oddeleniu. Smart systém nám má pomôcť sledovať dochádzku našich zamestnancov na zákazkách v reálnom čase na dennej báze. Teda cieľom je rozviazať ruky manažérom odbúraním tejto časti operatívy.
Taktiež sa očakáva lepšia komunikácia site manažérov so svojimi ľuďmi. Už teraz vidíme, že zamestnanci majú iný prístup k práci. Napríklad, čo sa týka dochvíľnosti, zaznamenali sme lepšiu disciplínu, keďže zamestnanci vedia o notifikáciách manažérom a o ich meškaniach.
Na druhej strane tu ide o ľudský prístup: „Meškáte, je všetko ok, nestalo sa niečo?“ Vieme dať najavo záujem o každého zamestnanca. Vďaka takémuto nástroju každý vie, že je pre nás dôležitý.
Manuálne procesovanie dát je prácne a zdĺhavé. Každý mesiac manažéri a mzdári strávia extra hodiny zberom a spracovaním veľkého množstva dát, ktoré sú často krát nepresné a neúplné.
Bolo to na základe referencie od dlhoročného používateľa softvéru, ktorý je zároveň našim dodávateľom.
Spoločne s XperienceHR sme si nastavili ciele a hlavné postupy.
1/ Malý, 2-týždňový pilot prebehol v máji 2021 na dvoch prevádzkach. Nasledovalo vyhodnotenie, ktoré bolo pozitívne. Avšak pre detailnú analýzu sme potrebovali väčšiu rôznorodosť dát zozbieranú počas dlhšieho obdobia.
2/ Veľký pilot, ktorý aktuálne prebieha. Predchádzala mu intenzívna interná príprava – výber zákaziek, manažérov, školenie do systému, implementácia technického vybavenia, atď.
Prebieha neustála komunikácia s pravidelnými týždennými update stretnutiami strategického tímu. Spolu s XperienceHR vychytávame problémové oblasti na základe spätnej väzby, ktorá prichádza z prevádzok.
V procese je nalievanie technických dát paralelne s reorganizáciou našich interných procesov a pracovných kalendárov.
V skratke, postoj a myslenie. Spomeniem len niektoré z výrokov: “Ja mám toho veľa, a zmenu chce zopár ľudí v manažmente.”
“Keď niečo, zatelefonujem, netreba nový systém.”
“Stále som sa zapisoval na papier, prečo mi treba zmenu?“
Ľuďom sa jednoducho nechce z komfortnej zóny. Veci môžu byt inak a lepšie, to čo fungovalo 10 rokov už nemusí fungovať teraz. Telefonáty sú na konci dňa zdĺhavejšie ako pozrieť si aplikáciu.
Interne využívame veľké množstvo pracovných kalendárov a máme ambíciu ich zredukovať a zjednodušiť. Taktiež intenzívne pracujeme na integrácii XperienceHR so mzdovým systémom, kde pracujeme na zladení komunikácie a výmene potrebných technických parametrov.
Testujeme na 15 prevádzkach, okolo 250 ľudí rôznych pracovných zaradení – site manažéri, technické pozície, upratovači, rôzne zmeny. Tešíme sa vyhodnotenie a štatistiky, kedy nám čísla povedia, koľko času šetríme automatizáciou procesov pomocou softvéru XperienceHR.
- Lepšia disciplína na prevádzkach, zamestnanci vedia, že manažér vie o dochádzke v reálnom čase.
- Začínajú sa zjednodušovať interné procesy, napríklad spomínané pracovné kalendáre.
- Očakávame transparentnejšie prehľady dát pre interné analýzy, ktoré by mali viesť k efektívnejšiemu rozloženiu zamestnancov a šetreniu nákladov.
Čoskoro prinesieme pokračovanie tejto prípadovej štúdie 
O spoločnosti ATALIAN SK:
Spoločnosť ATALIAN SK je lídrom medzi facility spoločnosťami na Slovensku, ktorá poskytuje služby integrovaného facility managementu. ATALIAN pokryje všetky nevyhnutné služby, ktorých súčasťou sú SOFT services aj HARD services, na zabezpečenie bezproblémového chodu nehnuteľnosti klientov zo súkromného, ale aj verejného sektora. Svoje služby poskytuje ATALIAN širokej škále klientov a rôznym typom priestorov od administratívnych budov, výrobných priestorov až po nemocnice.
